Víte, jak správně skartovat zdravotnickou dokumentaci ?

Tuto otázku si položil mnohý provozovatel zdravotnického zařízení, který v minulých týdnech dostal dopis od příslušného odboru Krajského úřadu, odboru sociální péče a zdravotnictví. Dopis upozorňující na povinnosti vyplývající z vyhlášky Ministerstva zdravotnictví č.385/2006 Sb., o zdravotnické dokumentaci. Tato vyhláška je obzvlášť užitečná pro ty, kteří např. v poslední době převzali zdravotnická zařízení a řeší problém, co s dokumentací pacientů, které sami nikdy neviděli a kteří přestali jejich zařízení docházet. Jak dlouho budou muset uchovávat zdravotnickou dokumentaci?

Vyřazování se provádí 1x ročně a předmětem tzv. skartačního řízení je veškerá zdravotnická dokumentace, u které uplynula skartační lhůta. Bez skartačního řízení nelze zdravotnickou dokumentaci likvidovat. Kromě výše uvedené vyhlášky upravují proces skartace i obecný zákon o archivnictví a spisové službě ( zákon č. 499/2004 Sb.) a provádějící vyhláška č.646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby.

Vyřazování zdravotnické dokumentace musí být v souladu s přílohou č.2, vyhlášky 385/2006 Sb., o skartačním řádu, což je vnitřní předpis zdravotnického zařízení, stanovující pravidla skartačního řízení. Dále musí být v souladu s přílohou č.3 stejné vyhlášky o skartačním plánu obsahující druhy zdravotnické dokumentace daného zařízení a hlavně lhůty, kterým podléhá (viz. výše). Z tohoto vyplývá, že nelze bez skartačního řízení likvidovat zdravotnickou dokumentaci a zároveň není možné ji ani déle uchovávat, pokud splňuje podmínky skartačního řízení.

Skartační plán rozděluje zdravotnickou dokumentaci do 15 druhů (+ několik poddruhů), stanovuje pro každý druh zdravotnické dokumentace následující základní charakteristiky:
- okamžik „startu" skartační lhůty
- skartační lhůtu
- tzv. skartační znak: znak„S" - dokumentaci po uplynutí lhůty možno zničit a znak „V" pro dokumentaci o jejíž skartaci rozhodne samo zdravotnické zařízení až po uplynutí skartační lhůty ( s odůvodněním, že daná dokumentace je užitečná k zajištění další zdravotní péče)

Jaké jsou tedy skartační lhůty ?
Skartační lhůta pro zdravotnickou dokumentaci o pacientovi začíná běžet prvním lednem následujícího roku, kdy byl proveden poslední záznam v dokumentaci daného pacienta nebo od úmrtí pacienta, změny lékaře primární péče atd.

- pro primární péči (PL pro dospělé, pro děti a dorost, stomatologové a gynekologové): 10 let,
  skartační znak: „S"
- ambulantní specialisté: 5 let (od poslední vyšetření) nebo 10 let (od úmrtí pacienta, pokud není
  stanoveno jinak), skartační znak: „S"
- nemocniční péče: 40 let od poslední hospitalizace ve zdravotnickém zařízení a nebo 10 let od
  úmrtí pacienta, skartační znak : „S"
- dokumentace o výsledcích zobrazovacích metod: standartně 10 let nebo 5 let v rámci ověřováním
  podmínek vzniku nemoci z povolání , skartační znak: „S"
- dokumentace o laboratorních výsledcích: 5 let, skartační znak „S"
- dokumentace oboru patologická anatomie a soudní lékařství: 10 let list o prohlídce zemřelého
  („S"), 150 let pitevní protokol, informace o výsledku bioptického vyšetření
- dispensární péče (její pravidla podle vyhlášky MZ č.386/2007 Sb.): různé délky - po ukončení
  dispensární péče nebo úmrtí pacienta:10 let, u dialyzovaných pacientů a u pacientů s infekčním
  onemocněním (podle zákona č.258/200 Sb. o ochraně veřejného zdraví):100 let od data narození
  nebo 10 let od úmrtí pacienta, skartační znak: „V"
- u psychiatrických pacientů, s protialkoholní nebo protitoxikomanickou léčbou: 100 let od narození
  pacienta nebo 10 let od dne úmrtí. Skartační znak „S"
- zdravotnická záchranná služba a LSPP: 10 let od výjezdu RZS nebo o d záznamu LSPP, 2 roky od
  zvukového záznamu o výzvě resp. O žádosti o výjezd

Praktický popis skartačního řízení
Zdravotnický pracovník, provozovatel zdravotnického zařízení nebo pověřená osoba (u zařízení nad 5 odborných pracovníků se zřizuje skartační komise), vypracuje tzv.skartační návrh (ve dvou kopiích) se seznamem zdravotnické dokumentace se znakem „S" (určeno k vyřazení) a se znakem „V"( s návrhem na buď vyřazení nebo na prodloužení skartační lhůty). Tento návrh se posílá, lze tak učinit i v digitální podobě s elektronickým podpisem, příslušnému Státnímu oblastnímu archivu ( v ČR je jich 7: Litoměřice - pro kraj Liberecký a Ústecký, Plzeň - kraj Karlovardký a Plzeňský , Praha - hlavní město a Středočeský , Třeboň - kraj Jihočeský, Zámrsk - Královéhradecký a Pardubický , Moravský zemský archiv v Brně pro kraj Jihomorovaský, Zlínský a Vysočinu, zemský archiv Opava pro Moravskoslezský a Oloumoucký. Poté by měla následovat odborná archivní prohlídka s posouzením zdravotnické dokumentace, zde se nejedná o „archiválii" (znak „A"- veřejný zájem k trvalému uchovávání¨), archivář sepíše protokol a vydá souhlas se zničením dokumentů označeným „S". Samotné „zničení" provede samo zdravotnické zařízení tak, aby nebylo možné rekonstruovat či identifikovat obsah.

Možné sankce za nedodržení vyhlášky
Od 5 tis. za neuchovávání dokumentů nebo znemožnění výběru archiválií, nevydání skartačního řádu 50 tis. a nejvíce 250 tis. zničení dokumentů bez souhlasu příslušného archívu.

Na závěr: v odpověďi na otázku z úvodního odstavce lze konstatovat, že na dokumentaci vedenou před 1.dubnem 2007 (den nabytí účinnosti vyhlášky č.385/2006 Sb) se vztahuje skartační plán z příloh č.2 a č.3 této vyhlášky a tedy pokud zdravotnická dokumentace splňuje podmínku uplynutí skartační lhůty podle paragrafu 6 před 1.4.2007, lze řízení zahájit dnem 1.7.2008.

Autor: MUDr. Martin Opočenský