Éra poštovních obsílek končí, přicházejí datové schránky


Přinášíme vám aktualizaci článku ze začátku září o datových schránkách. Informace o prvních zkušenostech s tímto systémem se dozvíte v sekci Užitečné rady.
V dnešním světě sledujeme modernizaci i digitalizaci na každém kroku a novinkám se nevyhneme ani při práci s nejrůznějšími písemnostmi a fakturami. Od 1. listopadu 2009 musí mít právnické osoby a orgány veřejné moci zaktivovaná elektronická uložiště dat, tzv. datové schránky. Tato povinnost se nevztahuje na občany a živnostníky, kteří však mají možnost si o datovou schránku zažádat. Klasické poštovní dopisy a úřední obsílky budou nahrazeny touto elektronickou poštou, která se velmi podobá běžnému e-mailu.

Firmám, které ze zákona musí mít datovou schránku, ji ministerstvo vnitra automaticky samo zřídí.
Do 30. července měly od ministerstva poštou obdržet přístupové kódy, jenž jsou nezbytné k aktivaci
účtu. Ze zákona je totiž mají dostat 90 dnů před spuštěním systému. Živnostníci a fyzické osoby si k získání datové schránky potřebují stáhnout formulář na stránkách www.datoveschranky.info. Po vyplnění je nutné formulář odeslat či odnést na příslušné pracoviště.

Z vlastnictví datových schránek vyplývají nové povinnosti, např. dokument, který vám pošle úřad, je považován za doručený v okamžiku, kdy se do své schránky přihlásíte, bez ohledu na to, zda jste zprávu četl. Po 10 dnech po obdržení bude zpráva automaticky považována za doručenou. Pokud si ji adresát vyzvednout nemůže, musí s předstihem požádat úřad o prominutí. I proto je nezbytné mít v obchodním rejstříku aktuální údaje, protože jinak hrozí, že neobdržíte správné údaje. Ze začátku bude možné komunikovat pouze s veřejnou správou. Do budoucna se plánuje, že by takto mohlo fungovat předávání dokumentů mezi firmami navzájem. Na rozdíl od firemních podniků mají občané možnost datovou schránku zrušit, lze tak učinit pomocí formuláře.

Stát doposavad zřídil téměř 270 000 elektronických schránek, z toho pouze něco kolem 18 300 jich bylo zaktivováno. Ze srovnání čísel jednoznačně vyplývá, že do zavedení datových schránek se firmy zatím příliš nehrnou. Nejaktivnější při zřizování datových stránek jsou zatím fyzické osoby a živnostníci, tedy ti kteří je nemusí mít povinně. Ze sedmi a půl tisíce zřízených schránek jich už funguje více než 2 200, ostatní čekají na přihlašovací údaje.

Menší firmy a živnostníci si zatím příliš neumějí představit, jak budou schránku ke svému podnikání využívat. Těm, kteří se s možnostmi datových schránek seznámili, vadí, že jsou při přihlašování vyzvání k souhlasu s instalací zásuvného modulu 602YMLFiller, což ochrannými systémy není doporučováno. Ministerstvo vnitra nabádá, aby uživatelé upozornění ignorovali, s tím, že žádnému nebezpečí počítač nevystavují. Některé podniky ovšem odmítají riskovat s bezpečností svého počítačového systému a z aktivací datových schránek počkají tak dlouho, jak jen to bude možné. Právnické osoby se také obávají nedostatečné ochrany osobních údajů. Zavedení datových schránek si naopak velice pochvalují větší firmy. Pochvalují si zejména moderní komunikaci, která zefektivňuje rychlost přepravy informací a elektronické schránky považují za úsporu - finanční i materiální.

Klady a zápory stránek
+ rychlá elektronická komunikace
+ jednoduché ovládání


- povinnost vyzvedávat si dokumenty poslané do schránky
- u pomalejšího připojení zdlouhavé otevírání zpráv
- nutnost ukládat doručené zprávy mimo datovou schránku, po 90 dnech zprávy
  ze schránky mizí
- je nutné instalovat aplikaci 602XMLFiller, která podle některých odborníků
  představuje určité riziko

Zprovoznění stránky
1) Navštivte na internetu webovou stránku www.datoveschranky.info
2) Zadejte vaše přístupové údaje (které obdržíte do šesti dnů od zažádání) do Informačního
systému datových schránek (ISDS)
3) Použijte přístupové údaje
4) Přihlaste se do vaší datové schránky (datová schránka ještě není aktivována)
5) Nainstalujte si do počítače speciální doplněk 602XMLFiller
6) Pečlivě se seznamte s fungováním datové schránky a její obsluhou
7) Abyste mohli vaši schránku skutečně naplno používat, musíte provést její aktivaci

Užitečné rady
Co dělat při ztrátě či zapomenutí přístupových údajů:
- zajděte na kteroukoli pobočku Czech POINT a požadujte zneplatnění původních přístupových
údajů a vystavení nových, poprvé je opětovné vystavení přístupových údajů bezplatné, pokud
budete opět požadovat zneplatnění přístupových údajů dříve než za tři roky, je úkon zpoplatněn.
Kdy musím změnit přístupové heslo a proč:
- první změna vás čeká po použití přístupových údajů, které jste obdrželi v obálce. Po jeho změně
je heslo platné po 90 dnů, pokud se přihlásíte pod heslem, jemuž vypršela platnost, jste vyzván
ke změně hesla, dokud tak neučiníte, systém vám neumožní jinou činnost. Vybraným heslem je
možné se přihlásit pouze pětkrát bez jeho změny, poté se přístupové údaje trvale zablokují
musíte požádat o jejich zneplatnění a vystavení nových údajů na pobočkách Czech POINT.
Jak postupovat při získání přístupových údajů, když jsou statutární zástupci dlouhodobě mimo ČR:
- přístupové údaje nemůže za statutárního zástupce vyzvednout nikdo jiný. Statutární zástupce
však může úředně ověřenou plnou mocí ustanovit administrátorem nebo pověřenou osobou
jinou osobu (většinou touto osobou bývá prokurista společnosti). Plná moc musí být úředně ověřena
úřadem ČR nebo musí bát opatřena tzv. apostilou (je zvláštní doložka, která se používá pro ověření
pravosti dokumentů, které jsou určeny k použití v zahraničí) či vyšším opatření (superlegalizace
- spočívá v ověření pravosti podpisů a otisků úředních razítek a pečetí na této veřejné listině,
nevyžaduje se, pokud tak stanoví mezinárodní smlouva, kterou je ČR vázána).




Autor: Marek Opočenský